Kiedy pracownicy powrócą do biur?

Zdaniem ekspertów JLL, po przejściu na model pracy zdalnej, nie wszyscy pracownicy jednocześnie opuszczą swoje domy.
Zanim biura na nowo otworzą się dla pracowników, pracodawcy muszą zadbać o minimalizację ryzyka i zagwarantować swoim zespołom maksymalne bezpieczeństwo. Dlatego, podczas pierwszej fali powrotów biura powinny zapełnić się jedynie w 10-15%.
Według szacunków JLL, aktualnie w biurowcach przebywa ok. 5% pracowników.

Motywacja pracodawców do powrotu jest większa, bo wielu pracowników tęskni już za ergonomicznymi biurowymi krzesłami i różnorodnymi przestrzeniami do pracy. Obecna sytuacja z pewnością doprowadzi do redefinicji środowiska pracy i na długi czas, a może i na stałe, zmieni nawyki, zachowania pracowników. Dlatego firmy przygotowując scenariusz powrotu, nie powinny dążyć do tego, by jak najszybciej zakończyć home office, ale do zapewnienia swoim ludziom poczucia bezpieczeństwa i zminimalizowania ryzyka zarażenia w przestrzeni biurowej – tłumaczy Jakub Zieliński, Lider Zespołu Doradztwa ds. Środowiska Pracy, JLL

Z życia pracownika

Opisanie typowego dnia roboczego członków swojego zespołu to pierwszy etap przygotowania strategii powrotu. Przeanalizowanie, ilu pracowników dojeżdża do biura komunikacją miejską, a ilu własnym samochodem, jaką drogę pokonują od momentu wejścia biura, ile średnio telekonferencji i spotkań mają, czy przygotowują własne posiłki, czy raczej jadają na mieście – aktualna sytuacja wymusi na pracodawcach, aby jeszcze lepiej poznali swój zespół. Celem jest szczegółowe zmapowanie wszystkich potencjalnych zagrożeń i sytuacji, w których pracownik jest narażony na większe ryzyko zarażenia. Przeanalizowanie tzw. „employee journey” to kluczowy krok pozwalający na przygotowanie nowej etykiety zachowań i zaplanowanie stref pracy.

Wszystko od nowa

Wiedząc już, jak nasz zespół porusza się po biurze i znając dokładnie dotychczasowe plany aranżacji przestrzeni, firmy mogą przejść do etapu reorganizacji. W praktyce będzie to polegać na wyborze stanowisk pracy, przy których pracownicy mogą siadać, określeniu, z których salek konferencyjnych będziemy korzystać, ile osób może w nich przebywać, i zadecydowaniu, w jaki sposób powinien odbywać się ruch w przestrzeniach wspólnych. Biuro będzie musiało zawierać system oznaczeń podobnych do tych, które znamy z miejsc użyteczności publicznej. Warto jednak, aby nie budziły one negatywnych skojarzeń i nie powodowały dyskomfortu. Niewykluczone też, że firmy będą musiały wprowadzić ruch jednostronny na powierzchni biurowej oraz plany rotacji pracowników.

Ten ostatni element będzie ważny, jeśli okaże się, że pracodawcy nie posiadają wystarczającej liczby biurek, aby pozwolić na zachowanie co najmniej 2-metrowej odległości między pracownikami, oraz w momencie, kiedy do biur wróci ok. 35% osób. Z pomocą przyjdą wtedy dedykowane aplikacje umożliwiające rezerwację miejsc czy też po prostu arkusze z grafikiem zawieszonym w chmurze.

Biurowce od kuchni

Wprowadzenie limitu osób w biurze i wdrożenie nowej etykiety zachowań musi odbywać się równolegle z weryfikacją systemów i instalacji kluczowych z punktu widzenia budynków biurowych. Aspekty techniczne związane z funkcjonowaniem biurowców są teraz w centrum uwagi wszystkich właścicieli i najemców. Przygotowanie obiektu na powrót pracowników może odbywać się dwuetapowo. Zmiany, które możemy wprowadzić w krótkim terminie to m.in. zwiększenie ilości powietrza nawiewanego i wywiewanego w granicach maksymalnych możliwości instalacji, wydłużenie czasu wentylacji w przestrzeni biurowej, tam gdzie nie wpłynie to na efektywność wentylacji, ograniczenie użycia klimakonwektorów i klimatyzatorów, i oczywiście – zaostrzenie rygoru czyszczenia przestrzeni wspólnych. Pamiętajmy, że koronawirus, w zależności od powierzchni, może być aktywny nawet do trzech dni – komentuje Paweł Warda, Dyrektor Działu Zarządzania Projektami w Europie Środkowo – Wschodniej, JLL. Długoterminowo natomiast właściciele biurowi oraz pracodawcy mogą zwiększyć swoje nakłady na rozwiązania cyfrowe czy zakup urządzeń poprawiających jakość powietrza czy poziom czystości w biurowcu.

Mowa tu o takich rozwiązaniach, jak sterowane bezdotykowo windy, automatycznie otwierane drzwi na powierzchniach najemców, czy systemy sterowania światłem poprzez czujniki ruchu i natężenia światła, których do tej pory nie zawsze utożsamialiśmy z przestrzeniami biurowymi. W dłuższej perspektywie firmy mogą inwestować także w modyfikacje instalacji wentylacji, które pomogą oczyszczać powietrze.

Pamiętajmy o komunikacji

Zaplanowanie procesu zakomunikowania wszystkich zmian zespołowi to klucz do sukcesu, jeśli chodzi o wdrożenie strategii powrotu.
Transparentność, odpowiednie sygnalizowanie nadchodzących zmian i przemyślana, regularna, a także dwukierunkowa komunikacja są na pewno elementami, które powinny towarzyszyć wszystkim działaniom pracodawców. Pracownicy muszą mieć pewność, że firma przemyślała cały proces powrotu, a wszystko odbywa się w trosce o ich zdrowie. Pamiętajmy też, że musimy dać sobie czas, abyśmy wszyscy nabrali nowych nawyków i sposobów postępowania w czasach nowej „normalności”.
Agnieszka Ratajczyk